怎么進行會議溝通

? ? 如何進行會議溝通
? ? 一、會議的安排
? ? 1.制定議程安排
? ? （1）充分考慮會議的進程，寫出條款式的議程安排
? ? （2）確定會議的召開時間和結束時間并和各部門主管協調
? ? （3）整理相關議題，并根據其重要程度排出討論順序
? ? （4）把議程安排提前交到與會者手。
? ? 2.挑選與會者
? ? （1）首要原則是少而精
? ? （2）信息型會議,你應該通知所有需要了解該信息的人都參加
? ? （3）決策型會議,你需要邀請能對問題的解決有所貢獻,對決策有影響的權威,以及能對執 行決策做出承諾的人參加
? ? （4）你需要對某些未在會議邀請之列的關鍵人士說明原因。
? ? 3.適宜溝通的會議室布
? ? （1）現場會議室一般比較方便且費用低廉,因此是首選地點。但如果涉及公司的對外公共關系形象或者與會人數很多，則可以考慮租用酒店或展覽中心的專用會議室。
? ? （2）與會者的身體舒適需求不能忽略，應注意會議室的空調溫度、桌椅舒適度，燈光和 通風設備也應和會議的規模和安排的活動相適應。
? ? （3）根據你的溝通需要來選用適當的桌椅排列方式。信息型會議的與會者應面向房間的前方，而決策型會議的與會者應面向彼此。
? ? 4.會議安排核查
? ? 會議溝通目標 、會議議程安排、參加會議人員安排、會議實物安排、具體的負責人、檢查結果等；
? ? 二、會議的主持
? ? 1．準時開會。對于每一位職業的商務人士而言，最頭疼、最深惡痛絕的事情莫過于對方不準時，不守時。在高速運轉的信息社會，時間意味著搶占的商機，時間意味著金錢和財富，時間意味著一切。我們說“浪費別人的時間就等于謀財害命”，也是毫不夸張的。對于會議而言 就更是如此，因為不準時召開的會議浪費的是所有與會者的時間，這不僅會加劇與會者的 焦躁抵觸情緒，同時也會令與會者懷疑組織者的工作效率和領導能力。
? ? 2．向每個人表示歡迎。用宏亮的聲音對每個人表示熱烈的歡迎。如果你面對的是一隊新的成員，讓他們作向 大家做自我介紹。如果他們彼此已經見過面了，也要確保把客人和新來乍到的成員介紹給大家。
? ? 3．制定或者重溫會議的基本規則。會議的基本規則是會議中行為的基本準則，你可以使用“不允許跑題”、“聆聽每一 個人的發言”以及“每人的發言時間不能超過5分鐘”這樣的規定。如果準則是由與會者共同制定的而不是由主持人強加給與會者的，效果要更好一些。你可以向與會者詢問“我們 都同意這些規定嗎?”要得到每一個人的肯定答復，而不要想當然地把沉默當成是沒有異議。
? ? 4．分配記錄員和計時員的職責。如果可能的話，讓大家志愿來擔任這些職責而不要由主持人指定。計時員負責記錄時 間并保證討論持續進行，記錄員則負責做會議記錄。對于一些例行會議而言，不妨由所有人輪流擔當這些職責。
? ? 三、主持人的會議溝通技巧
? ? 做為一名有經驗的會議主持人，你應該善于運用各種提問方式：
? ? （1）棱鏡型問題：
? ? 把別人向你提出的問題反問給所有與會者。例如，與會者：“我們應該怎么做呢？”你可以說：“好吧，大家都來談談我們應該怎么做。
? ? （2）環形問題：
? ? 向全體與會者提出問題，然后每人輪流回答。例如：“讓我們聽每個人的工作計劃，小王，由你開始。
? ? （3）廣播型問題：
? ? 向全體與會者提出一個問題，然后等待一個人回答。如：“這份財務 報表中有三個錯誤，誰能夠糾正一下？”這是一種具有鼓勵性而沒有壓力的提問方式，因為你沒有指定人回答，所以大家不會有壓力
? ? （4）定向型問題：
? ? 向全體提出問題，然后指定一人回答。如：“這份財務報表存在三個錯誤，誰來糾正一下？小王，你說說看?！边@種提問方式可以讓被問及的對象有一定的準備時間。
? ? 如何靈活地應對會議的困境
? ? 1.某些人試圖支配討論的局面
? ? 在會議中，常常會出現“一言堂“的局面。如果我們會議的目的是找出不同觀點， 那么廣泛的參與是會議成功所必不可少的因素。有時有些人可能因為富有經驗、或職位較 高而處于支配地位。當這種情形發生時，其他人通常就會只是坐著聽。這時，主持者就應該提一些直接的問題，將與會者調動起來。 如果其他辦法都不能奏效，不妨嘗試在中間休息時與那個人私下談一談，也許會有所幫助。
? ? 2.某些人想爭論
? ? 這種人可能自稱無所不知，或者掌握的信息完全是錯誤的，或者是個吹毛求疵的家 伙，喜歡插話打斷主持者。
在任何情形下，主持者都要保持清醒的頭腦。通過提問，主持者可以引出這些人愚蠢的或牽強的發言，然后不再理睬他們。通常，這種人會激怒全體， 會有人講出不歡迎他們的話，然后一片沉默。? ? 這時，主持者可再問其他與會者一些直接的 問題，從而維持會場討論氣氛的平衡。 通常地，這個喜歡辯論的人會意識到情況，然后不再提出問題。但如果這個人不敏感 的話，主持者就必須直截了當地向他指出，他這種吹毛求疵的做法擾亂了會議的進程，浪 費了寶貴的時間。然后主持者立即向另一個人提問，以便讓討論繼續下去。
? ? 3.某些人和身邊的人開小會
? ? 當與會者人數很多時，經常會發生這種情形。開小會往往是因為某個人想講話，但又 沒有機會，或者某個謹慎的與會者在向大會提出某種想法前，想先試探別人的看法。通 常，會議中有人開小差是不可避免的。不過這種小會一般比較簡短。只有當小會時間持續 長了才會成為一個問題。 一個辦法是請這個人告訴大家他剛才所講的內容，另一個辦法就是沉默，然后看著那個破壞秩序的人。通常，這樣就會恢復會議秩序。
? ? 4.習慣性的跑題者
? ? 我們可以運用FAST法來解決這個問題。這一談話技巧可以訓練一個習慣性跑題者采取 一些更富有建設性的行動：
? ? F，面對造成問題的人；
? ? A，感謝或肯定這個人以及他/她的良好意圖；
? ? S，建議一種新的行為方式；
? ? T，多做幾次嘗試，可以逐步改變或者提高你的要求；
? ? 例如，假設小王總是在開會的時候講很多的笑話。他是個很風趣的人，但是他總是會 讓會議跑題。為了管住他： F，注視他，說:“小王，我有個建議……” A，“首先，你的笑話都棒極了……” S，“但是我仍然不清楚你那聰明的腦袋對這個問題真正是怎么看的?說真的，你是否 能夠告訴我們你的建議?” T，如果他還是沒有改變，或者你可以更加嚴厲一些：“別這樣了。我們已經樂過了， 但是現在的要點究竟是什么呢?” 如果這些公開的干預仍然不能夠見效，你可以問小王是否可以在休息的時候和他單獨 談一談。私下里告訴他：你看到了他做的那些事情，你如何評價他的這些做法，你的感受 和你希望他做些什么。這樣的談話可以比公開場合中的語氣更為堅定和嚴厲。